PV: Nhìn lại 5 năm tham mưu, giúp việc, phục vụ QH, các cơ quan của QH và VPQH, xin Vụ trưởng cho biết những đóng góp của Vụ Hành chính trong thành công chung của nhiệm kỳ QH khóa XI?
VT Nguyễn Thị Thảo: Vụ Hành chính là một trong các đơn vị phục vụ chung của Văn phòng Quốc hội, gồm 4 phòng nghiệp vụ là: Phòng lưu trữ, Phòng văn thư, Phòng hành chính và Phòng đánh máy với tính chất công việc vừa mang tính sự vụ, vừa mang tính tham mưu. Để hoàn thành tốt công việc này, ngay từ đầu nhiệm kỳ QH khóa XI, Vụ Hành chính đã xây dựng chương trình hoạt động của Vụ. Trong nhiệm kỳ này, khi UBTVQH ra nghị quyết về việc thành lập các Văn phòng Đoàn ĐBQH thì công việc của Vụ tăng lên rất nhiều.
Với yêu cầu hoàn thành khối lượng công việc lớn, đáp ứng sự đổi mới trong các hoạt động của QH và các cơ quan của QH, trước hết Vụ Hành chính đã xác định chức năng, nhiệm vụ phù hợp với quy định mới, nhất là việc quản lý toàn bộ văn bản của QH, các cơ quan của QH, VPQH. Trong cả nhiệm kỳ này Vụ Hành chính đã bám sát nhiệm vụ của mình, cụ thể như phục vụ các công tác thường xuyên, phục vụ các kỳ họp QH. Về quản lý văn bản của các kỳ họp QH, các phiên họp của UBTVQH, đặc biệt là quản lý văn bản mật đã đi vào nề nếp và có hướng dẫn rất cụ thể để đáp ứng yêu cầu vừa an toàn, vừa đảm bảo khai thác nhanh. Đồng thời đề cao việc nâng cao chất lượng, nghiệp vụ, trách nhiệm đạo đức công vụ đối với cán bộ trong Vụ.
Đóng góp khác của Vụ Hành chính đó là tích cực đề xuất các chương trình xây dựng các văn bản quy phạm quản lý về nghiệp vụ. Ví dụ như việc tham mưu cho Lãnh đạo VPQH tổ chức soạn thảo và ban hành quy định về công tác văn thư lưu trữ, trong đó đưa ra quy định quản lý thật chặt chẽ hồ sơ công việc, giúp cho các cán bộ hiểu rõ về lập và lưu giữ hồ sơ công việc đối với một cơ quan hành chính.
Hoạt động của QH luôn đổi mới, lượng thông tin cập nhật và lượng tài liệu chuyển đi, chuyển đến tăng lên rất nhiều. Vụ Hành chính đã phân nhóm cán bộ chuyên viên theo dõi tài liệu văn kiện của Lãnh đạo và các đối tượng phục vụ, tránh xảy ra sai sót trong các kỳ họp QH cũng như trong tất cả các hoạt động thường xuyên. Số lượng văn bản chuyển đến VPQH thông qua Vụ Hành chính để gửi đến các ĐBQH và các đối tượng là rất lớn, lên đến hàng triệu văn bản, trong đó có hàng nghìn tài liệu mật nhưng Vụ Hành chính luôn đảm bảo tốt công việc này và không để xảy ra sai sót. Đấy là sự nỗ lực rất lớn của Vụ Hành chính nói riêng và bên cạnh đó có sự hỗ trợ của các đơn vị khác.
Với những cố gắng và nỗ lực của các cán bộ trong những năm qua, Vụ đã được Lãnh đạo VPQH và hội đồng thi đua cơ quan xem xét và công nhận là đơn vị xuất sắc, được tặng Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ trong dịp Đại hội thi đua toàn quốc năm 2005.
PV: Thưa Vụ trưởng, nhiệm vụ nào được coi là khó khăn trong hoạt động của Vụ Hành chính?
VT Nguyễn Thị Thảo: Trong khi xây dựng văn bản quy định về công tác văn thư lưu trữ thì một trong những điều mà Vụ Hành chính trăn trở nhưng chưa thực hiện được, đó là việc chưa có sự thống nhất về thể thức văn bản của các cơ quan của QH, Văn phòng Đoàn ĐBQH dẫn đến việc quản lý mâu thuẫn thể thức văn bản, đặc biệt là chức danh thẩm quyền ký văn bản đang chưa được thực hiện chuẩn.
PV: Và còn những nội dung khác mà Vụ quan tâm?
VT Nguyễn Thị Thảo: Vấn đề nhân sự, về chất lượng đào tạo, tuyển chọn và bổ sung biên chế đã được quan tâm hơn nhưng vì khối lượng công việc có phần lũy tiến nên về biên chế hàng năm cần có sự xem xét thêm để phù hợp với đặc thù của từng đơn vị. Riêng về Vụ Hành chính, việc đảm bảo chất lượng đào tạo cán bộ cũng luôn luôn được đặt ra- đấy là thuận lợi nhưng bên cạnh đó cũng luôn tồn tại những khó khăn vì trong thời gian những cán bộ được đưa đi đào tạo bao giờ cũng để lại những chỗ trống, đấy là thách thức đòi hỏi mỗi cán bộ phải nỗ lực nhiều hơn nữa để đảm bảo khối lượng công việc đặt ra. Vụ Hành chính rất mạnh dạn phân công công việc đan xen - một người có thể làm công việc của nhiều người.
Một nội dung khác được Vụ quan tâm là nâng cao ý thức trách nhiệm của các cá nhân trong lập hồ sơ. Các vụ khác cũng nên có chương trình để anh chị em trao đổi kinh nghiệm về lập hồ sơ cá nhân, điều đó rất khó nhưng Vụ Hành chính đã quyết tâm thực hiện, một phần là theo quy định, một phần là động viên các cụm đơn vị, các cá nhân chuyên viên cố gắng lập hồ sơ công việc để tốt cho công tác. Bởi vì nếu việc lập hồ sơ tốt thì xử lý công việc sẽ rất thuận lợi. Đó là kinh nghiệm đúc rút trong thời gian qua, vừa bắt buộc nhưng có tính uyển chuyển.
Vụ Hành chính đã đưa quy định về gửi công văn hoả tốc cần có sự xem xét trước của lãnh đạo đơn vị để khi gửi công văn hoả tốc đúng nghĩa là hoả tốc, tránh lãng phí và bị động. Bởi trong quá trình thực hiện các chương trình công tác của lãnh đạo thì mặc dù các phòng nghiệp vụ được quản lý rất chặt chẽ và hoạt động có hiệu quả, đi vào nền nếp nhưng khó khăn nhất vẫn là về mặt thời gian nên nhiều khi hoạt động của Vụ luôn rơi vào thế bị động. Vụ Hành chính trao đổi và phối hợp tốt với đơn vị chủ quản có công văn, thường là công văn hoả tốc, để thực hiện tốt giao nhận công văn tới các đơn vị liên quan. Mục tiêu là chuẩn hoá dần những quy định mức độ khẩn của công văn. Đây là điều rất quan trọng- một mặt vừa thực hiện được thực hành tiết kiệm và vừa đảm bảo tiến độ của công việc vì cước phí của công văn hoả tốc thường rất cao so với công văn thường, do vậy đòi hỏi cán bộ phải rất nhạy cảm về mặt thông tin. Phân loại công văn nào đúng là hoả tốc thì phải có đề nghị của lãnh đạo đơn vị.
PV: Một nhiệm kỳ QH mới sẽ đặt ra nhiều nhiệm vụ mới vì khối lượng công việc của cơ quan dân cử ngày càng lớn. Vụ Hành chính sẽ đổi mới như thế nào để đáp ứng yêu cầu tham mưu, giúp việc, phục vụ các hoạt động của QH, các cơ quan của QH và VPQH, thưa Vụ trưởng?
VT Nguyễn Thị Thảo: Vụ mong muốn ngày càng phân định rõ hơn nhiệm vụ của từng vụ, đơn vị để tránh sự chồng chéo, đan xen. Để hoàn thành tốt nhiệm vụ, Vụ Hành chính luôn phải bám sát các nội dung công việc, kể cả từ việc nhỏ như cập nhật thông tin về thay đổi địa chỉ của đại biểu, đảm bảo gửi tài liệu phải kịp thời, chính xác.
Ngoài phục vụ chung hoạt động của QH, với Lãnh đạo VPQH và các ĐBQH mà Vụ Hành chính được phân công phục vụ cũng đòi hỏi Vụ phải nắm được yêu cầu cụ thể của mỗi cá nhân đại biểu việc phục vụ vừa đúng nguyên tắc, vừa đảm bảo tốt nhất cho hoạt động của đại biểu. Làm tốt được điều này đòi hỏi mỗi cán bộ trong Vụ phải không ngừng học hỏi, nâng cao nghiệp vụ về công tác hành chính, phải luôn tiếp cận thông tin mới, các văn bản mới. Độ nhạy cảm về nghiệp vụ của mỗi cá nhân trong đơn vị là yêu cầu rất cao trong công việc và luôn được quan tâm.
Ngoài ra, Vụ Hành chính cũng mong muốn vấn đề thể thức văn bản các cơ quan của QH, Đoàn ĐBQH sớm được các cấp có thẩm quyền xem xét, quy định thống nhất để thực hiện tốt việc quản lý văn bản cho cả thời gian hiện hành và lưu trữ sau này.
PV: Xin cám ơn Vụ trưởng!
PV thực hiện
