Quản lý tốt quỹ thời gian của bản thân giúp chúng ta thành công hơn trong công việc, cuộc sống. Tuy nhiên không phải ai cũng hiểu rõ điều này và biết áp dụng thế nào. Cùng Người Đại Biểu tìm hiểu qua những cách quản lý thời gian hiệu quả và nguyên tắc quan trọng khi áp dụng đúng phương pháp nhé.
Mục lục
Quản lý thời gian là gì?
Đây chính là thực hiện sắp xếp lại quỹ thời gian 24h sao cho hoàn thành tốt công việc trong ngày và các mục tiêu đề ra. Một khi phân chia thời gian, công việc cụ thể sẽ góp phần gia tăng năng suất đem đến hiệu quả bất ngờ. Quản lý thời gian có thể được thực hiện theo ngày, theo tuần, theo tháng hay dài hơn là theo năm.
Quản lý thời gian để tăng năng suất làm việc tạo nên thành công
Tại sao cần quản lý thời gian?
Quản lý thời gian là điều cần thiết đối với mỗi chúng ta. Nếu biết cách quản lý thời gian đúng đắn sẽ mang đến nhiều lợi ích.
- Tăng năng suất: kết quả tốt dễ nhận thấy khi quản lý thời gian chính là gia tăng năng suất làm việc. Một khi kiểm soát được khoảng thời gian của chính mình, các bạn sẽ biết nên tập trung vào công việc nào để làm.
- Đạt được mục tiêu nhanh: công việc được phân chia rõ ràng kèm theo thời gian hoàn thành cụ thể, chỉ cần hoàn thành đúng mục tiêu giúp các bạn dễ dàng đạt được thành công trong cuộc sống.
- Quản lý công việc dễ hơn: đặc biệt khi làm việc với hội nhóm, các thành viên cùng biết cách quản lý thời gian sẽ giúp công việc không bị xung đột bởi lịch trình khác nhau.
- Giảm thiểu stress: tình trạng quay cuồng bộn bề với đủ loại công việc đến việc nhà, việc cá nhân sẽ khiến bạn kiệt sức. Quản lý tốt thời gian giúp bạn giải quyết tốt vấn đề này.
- Mở ra nhiều cơ hội mới: tiềm năng của bạn được khai phá khi làm việc năng suất với quỹ thời gian được quản lý đúng cách. Điều này góp phần tạo nên nhiều cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp của bạn.
- Cân bằng cuộc sống: nếu không muốn tình trạng mất cân bằng giữa đời sống riêng và công việc thì hãy phân chia thời gian cụ thể, rõ ràng.
- Đẩy lùi thói quen có hại: một khi công việc bị trì hoãn sẽ rút ngắn thời gian nghỉ ngơi của bạn, bên cạnh đó hình thành thói quen chây lười. Hãy quản lý thời gian để hình thành thói quen tốt trong cuộc sống.
Quản lý thời gian mang đến nhiều lợi ích cho cuộc sống
Nguyên tắc quan trọng khi áp dụng đúng cách quản lý thời gian
Để giúp cho quá trình quản lý thời gian diễn ra hiệu quả, suôn sẻ các bạn nên biết đến những nguyên tắc như sau.
Phân biệt cấp độ công việc
Liệt kê ra các công việc bạn cần thực hiện trong ngày, sau đó phân chia cấp độ từng công việc sa cho hợp lý. Nhờ vậy các bạn sẽ biết nên ưu tiên công việc nào, chia thời gian cho từng công việc phù hợp. Với loại công việc quan trọng yêu cầu người thực hiện tập trung cao độ để hoàn thành.
Lập ra mục tiêu cụ thể
Một trong những điều cần thiết khi áp dụng bất cứ cách quản lý thời gian nào chính là lập mục tiêu cụ thể. Khi có mục tiêu để phấn đấu và thực hiện các bạn sẽ có thêm động lực. Với những mục tiêu hợp lý thì khả năng hoàn thành sẽ cao hơn. Cách lập mục tiêu thông minh được nhiều người áp dụng hiện nay là:
- Xác định mục tiêu chi tiết từ đầu.
- Đo lường xem mục tiêu có thể đạt được hay không.
- Mục tiêu phù hợp với khả năng của bạn.
- Tạo mục tiêu liên quan đến cuộc sống/công việc để tạo động lực.
- Chia mục tiêu lớn thành những mục tiêu nhỏ hơn để dễ hoàn thành.
Xây dựng kế hoạch hiệu quả
Một khi đã có mục tiêu rồi thì việc tiếp theo cần làm là lập kế hoạch thực hiện càng chi tiết càng tốt. Nếu không có kế hoạch sẽ rất khó phân chia thời gian sao cho hợp lý. Quan trọng hơn là tránh lập các kế hoạch có tính đa nhiệm. Việc hoàn thành nhiều việc cùng lúc khi bạn không đủ khả năng, năng lực sẽ gây tác dụng ngược.
Xây dựng kế hoạch cụ thể để hoàn thành mục tiêu tốt hơn
Điều chỉnh tâm lý linh hoạt
Tâm lý ảnh hưởng nhiều đến quá trình thực hiện mục tiêu đề ra. Do đó hãy cố gắng điều chỉnh tâm lý tích cực, kiên trì làm theo từng bước như kế hoạch đã đề ra nhé.
Không bị xao nhãng khi thực hiện
Trong quá trình đi đến mục tiêu đã định không tránh khỏi những tác nhân bên ngoài khiến bạn bị xao nhãng. Vậy nên hãy giải quyết những vấn đề này để không làm ảnh hưởng đến chất lượng công việc của bạn.
Những cách quản lý thời gian mang đến hiệu quả
Tiếp theo hãy cùng bài viết tham khảo về các biện pháp quản lý thời gian mang lại hiệu quả nhé.
Phương pháp MIT (Most Important Tasks)
Với phương pháp này các bạn sẽ cần ưu tiên nhiệm vụ quan trọng nhất để hoàn thành trước. Nhóm công việc được xếp vào Khẩn cấp và quan trọng thì sẽ được chú trọng hơn hết cả. Với những công việc nhẹ hơn, không gây ảnh hưởng nhiều có thể thực hiện sau.
Sử dụng ma trận Eisenhower
Cách quản lý thời gian với ma trận Eisenhower sẽ gồm 4 tiêu chí chính:
- Khẩn cấp và quan trọng: đây là những việc cần được thực hiện ngay. Đó thường là những công việc có tính khủng hoảng, vấn đề cấp bách hay công việc bị tồn đọng quá nhiều, đến sát thời hạn.
- Không khẩn cấp nhưng quan trọng: các bạn có thể sắp xếp lịch để hoàn thành công việc này sao cho hợp lý. Hãy lập kế hoạch phân chia công việc cụ thể.
- Không quan trọng nhưng khẩn cấp: những công việc đột xuất, thư từ – email, họp hành, vấn đề phát sinh khác nếu có thể ủy thác thì giao việc cho người khác. Nếu không hãy hoàn thành nó sau khi làm xong các việc quan trọng.
- Không quan trọng và không khẩn cấp: những việc như thế này có thể không cần làm. Đó là những việc vô bổ, hoạt động giải trí không cần thiết, tán gẫu giết thời gian…
Áp dụng ma trận Eisenhower để quản lý thời gian hiệu quả hơn
Phương pháp Pomodoro
Quản lý thời gian với phương pháp này giúp các bạn tập trung công việc hiệu quả hơn. Hãy áp dụng chu trình làm việc 25 phút rồi nghỉ 5 phút. Cứ làm theo cách này sẽ hình thành nên áp lực thời gian giúp bạn tập trung hơn. Thời gian nghỉ xen kẽ giúp các bạn thư giãn và giữ gìn sức khỏe tốt hơn.
Phương pháp The 2-minute Rule
Cách quản lý thời gian đã được tác giả David Allen nhắc đến trong cuốn Getting Things Done. Theo đó, các bạn không nên trì hoãn những việc có thể hoàn thành trong vòng 2 phút và ít hơn. Điều ngày có nghĩa là những việc càng dễ hoàn thành càng không nên bỏ qua.
Lưu ý khi quản lý thời gian
Cần lưu ý những gì khi thực hiện quản lý quỹ thời gian 24h mỗi ngày của bản thân?
- Trước hết hãy hiểu rõ về những công việc bạn làm trong ngày để phân loại và chia cấp độ công việc chính xác.
- Hiểu rõ năng lực và giới hạn của bản thân mới lên kế hoạch hoàn thành hợp lý được.
- Tìm hiểu thật kỹ về các phương pháp quản lý thời gian phù hợp để áp dụng mới mang đến hiệu quả.
- Tạo môi trường làm việc gọn gàng, ngăn nắp, sạch sẽ hay trang trí theo sở thích. để khơi gợi cảm hứng làm việc.
- Rèn luyện các kỹ năng bổ trợ khác giúp bạn tiết kiệm thời gian khi hoàn thành công việc.
- Có thể tham khảo đến phần mềm quản lý thời gian để hỗ trợ bạn trong quá trình làm việc.
- Một khi đã làm việc hãy dành sự tập trung tối đa vào đó. Điều này giúp công việc của bạn hoàn thành đúng hạn mà không bị tồn đọng.
Hiểu rõ năng lực bản thân để đặt ra mục tiêu phù hợp
FAQ về quản lý thời gian
Hãy cùng giải đáp về những thắc mắc thường gặp liên quan đến quản lý thời gian cá nhân nhé.
Nên bắt đầu từ đâu khi quản lý thời gian?
Hãy chủ động loại bỏ những thói quen cũ làm giảm năng suất làm việc của bạn. Chưa bao giờ là quá trễ để thay đổi giúp bạn hoàn thiện hơn mỗi ngày. Trước tiên, hãy xác định xem bạn cần làm gì vào thời điểm nào. Sau đó lập ra kế hoạch và mục tiêu để thực hiện theo.
Có nên rập khuôn theo các cách quản lý thời gian?
Câu trả lời là không. Hãy linh hoạt trong quá trình làm việc, sinh hoạt mỗi ngày. Mục tiêu của quản lý thời gian là giúp bạn đạt được mục tiêu dễ dàng hơn, nâng cao hiệu suất công việc. Nếu phương pháp có một vài điểm không phù hợp với bản thân thì hãy chủ động loại bỏ nó.
Như vậy bài viết đã giới thiệu chi tiết về cách quản lý thời gian sao cho hiệu quả rồi. Các bạn liên hệ thêm với chúng tôi nếu đều được tư vấn các thắc mắc liên quan nhé.
